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増えていく書類の整理法。大事な書類をきっちり仕分ける。
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増えていく書類の整理法。大事な書類をきっちり仕分ける。

重要な書類をどこにしまったかわからない・・・。こんな経験ありませんか?整理しなければならないとわかっていても、たまっていきやすいのが書類というもの。自分の中でルールを決めておけば、しっかりと管理することができますよ。

  • 創文舎 hiderio888

書類整理の基本は「ため過ぎないこと」

書類整理の基本は「ため過ぎないこと」

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書類を整理する時の原則は「書類をため込み過ぎないこと」。つまり不要になった書類をどんどん処分していくことが大切です。

仕事をしていると日々増えていく書類の整理は、ビジネスマンなら一度は悩まされた経験があるのではないでしょうか。結局のところ、書類が増えていくことで何が困るかというと、「必要な書類がどこにあるのかわからなくなる」ということでしょう。

一説によれば、書類の半分以上が必要のないものという調査結果もあります。有名な「『超』整理法」の著者に至っては、保存している書類の9割は使用しないと豪語しているくらいです。

必要な書類だけを残して整理しておけば、いざという時にも探しやすくなりますし、デスクが書類であふれかえることもなくなるでしょうから、ぜひ実践していきたいところです。

書類を整理するためのルールを作る

書類を整理するためのルールを作る

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不要な書類を処分したら、書類を整理する段階に入ります。そこで考えたいのが、書類を整理するための「ルールを作ること」です。

ルールさえ決めておけば、手元にある書類をどこに分類して保管しておけばいいのか、考える必要がなくなるので、頭を悩ませる心配はありません。

さまざまな方法が紹介されていますが、仕事の流れに応じて「進行中」「終了」「念のため」の大きく3つに分類するだけで十分効果があります。

「進行中」は今まさに取り組んでいる仕事の書類、「終了」は既に完了した案件の書類、「念のため」は近い将来に使う見込みがある書類を指します。いうなれば、これに分類されない書類については、処分してしまって何の問題もないでしょう。

どうしても判断が難しい書類については、「保留用」のボックスを一つ作り、書類を保管しておきましょう。ボックスがいっぱいになってきたら古いものから処分していけば、書類を無駄にため込むこともなくなっていくでしょう。

書類の流れに沿った配置を

書類の流れに沿った配置を

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3つに分類した書類を収納していく時には、流れに沿うように収納場所を考えておくといいでしょう。

たとえば、「終了」「念のため」に分類される書類は、今現在において使用することは無いでしょう。机の上に「進行中」の書類を置いておき、他の書類は下段の引き出しにしまっておくだけで、スムーズに整理することができます。

また、書類には捨てる作業が必ず伴います。書類を受け取ったら要・不要をすぐに判断して、いらないものはすぐに捨ててしまいましょう。こうすれば書類をすぐに分類・整理する習慣がつき、無駄な書類を保管することがなくなります。

収納するものにも一工夫を

収納するものにも一工夫を

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書類を収納するものを工夫すれば、書類をまとめやすい、整理しやすい、探しやすいなどとさまざまなメリットがあります。

ファイルやクリアフォルダー、ボックス、便利グッズなど、さまざまな商品が市販されていますので、それらを上手く分類ツールとして使います。そのほか、クリアフォルダーにラベルや付箋でメモを残しておくだけでも、どんな書類なのかを判断しやすくなるでしょう。

一手間掛けるだけで整理がスムーズになりますので、いろいろ試してみる価値はありそうです。

書類をため込んだ机では、集中力も作業効率も下がってしまいます。いらないものはどんどん処分し、わかりやすくスムーズに整理できるよう心がけましょう