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名刺をしっかり整理することが、ビジネスチャンスにつながる
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名刺をしっかり整理することが、ビジネスチャンスにつながる

社外の人と会うたびに増えていく名刺。でも、たくさんあるというだけでは意味がありません。しっかり整理して、必要な時に必要な名刺をすぐに取り出せてこそ、ビジネスチャンスにつながるというもの。仕事に役立つ、名刺の整理術とは?

  • 創文舎 hiderio888

名刺を整理する重要性とは?

名刺を整理する重要性とは?

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営業職などで社外の人と接する機会が多い場合、名刺交換をする機会も同様に多くなります。しかし、名刺はたくさん集めればいいというわけではありません。整理と管理をしっかりすることが何より重要です。

名刺の役割は、一度会ったことのある人との関係をビジネスに活かすためのものです。その人を商談相手にするのか、はたまたブレーンとして考えるのかは職種や状況によって異なりますが、重要なのは、最適なタイミングでその人を思い出せるかどうか。そのためにも、もらった名刺をしっかり整理しておくことが、必要不可欠です。

30代、40代と年齢が進むにつれて保有する名刺の数はどんどん増えていきます。それを宝の山にするのか、宝の持ち腐れにするのかは、名刺をしっかりと整理できているかどうかにかかっている、といっても過言ではないでしょう。

名刺の整理は、取捨選択と管理する順序が大切

名刺の整理は、取捨選択と管理する順序が大切

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名刺の整理を始める時に決めておくべきことがあります。それは、名刺の取捨選択と、保存管理する時の順序です。

管理すべき名刺の量を知る

トランプのように重ねてしまってある大量の名刺。名刺を整理する際は、まず取捨選択し、保存すべき名刺を決めたら、その量を把握することが肝心です。なぜなら、名刺の量によって、整理する方法やツールが変わってくるからです。

名刺を探す方法を考える

名刺を整理したとしても、使いたい時に必要な名刺を見つけることができなければ意味がありません。そのため、連絡を取りたい相手の名刺をすぐに探せる方法を考えることも大切です。

名刺の管理方法は、五十音順に並べる方法と、時系列順に並べる方法があります。どちらの方法が自分に合っているのかよく考えてからツールを選び、名刺を整理するといいでしょう。

名刺を整理するための便利グッズ

名刺を整理するための便利グッズ

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名刺を整理するためには、便利なグッズを活用するといいでしょう。名刺が納品された時に入ってきた名刺箱に、もらった名刺をいつまでも入れておくわけにはいきません。そのうち、満杯になってフタがしまらなくなってしまいます。

五十音順に整理したいならボックスタイプ

名刺を五十音順に整理したいのであれば、ボックスタイプの名刺ケースを活用するのがおすすめです。

ボックスタイプなら、新しくもらった名刺をカンタンに五十音順に追加することができます。ホルダータイプの名刺ケースだと、名刺を交換するたびにホルダーから取り出して並べ替える必要があるため、五十音順の名刺整理には不向きです。

時系列順に整理したいならホルダータイプ

逆に、名刺をもらった順番、つまり時系列順に名刺を整理したいのであれば、ホルダータイプの名刺ケースを活用しましょう。

時系列順の整理方法なら、新しくもらった名刺をホルダーの最後に追加していけばいいだけなので、並べ変える必要がありません。

また、名刺を重ねて収納するボックスタイプと違い、ホルダータイプは名前が印刷された面が見えるように収納するため、使いたい名刺がすぐに見つかる点もGood!

名刺をデジタル管理する

名刺をデジタル管理する

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名刺を整理する方法には、これまでのようなアナログな方法に加え、スキャンしてデジタル保存をするという方法もあります。

この方法で管理すれば、紙の名刺を保管しておく必要がなくなり、すっきりします。

具体的には、名刺管理用の機器を購入して管理したり、スマートフォンのアプリを利用して管理をする方法などがあります。

ただし、データ化して管理する方法は、データが破損してしまったら名刺を見ることができなくなってしまうので、バックアップをとっておくなど、対策が必要です。

名刺は整理しておかないと、必要な名刺が見当たらなくなったり、紛失してしまったりする可能性があります。名刺を交換したらすぐに整理をする習慣を身に着け、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。