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必要な時にサッと取り出せる、書類収納のワザとコツ
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必要な時にサッと取り出せる、書類収納のワザとコツ

毎日のように届く郵便物や子どもが学校から持ち帰るプリント類など・・・増え続ける書類は、管理するのもたいへんですよね。なるべく手間をかけずにできる仕分けの方法と、必要な時にサッと取り出せる収納のコツを紹介します。

  • 渡辺

【収納ワザ1】いらない書類はすべて処分!

【収納ワザ1】いらない書類はすべて処分!

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家を大掃除しても、つい最後まで残してしまいがちなのが書類の整理。いざ覚悟を決めて始めてみても、量が多すぎてどう仕分けして収納すればいいのかわからず、気づけば部屋中が書類だらけに・・・なんてこと、ありますよね。

「いつか見るかも?」というものまで取っていては、書類はどんどん増えていく一方です。必要な時に、必要な書類だけをサッと取り出せるようにするには、まずは“いらない書類の処分”をすることが重要なポイントとなります。

<いらない書類の例>
●ダイレクトメール
●壊れているものの説明書
●すでに処分したものの説明書
●期限切れの保証書
●期限切れの割引券

書類の中には、個人情報が記載されているものも少なくありません。処分をする際には、必ずシュレッダーにかけるなどして、個人情報の漏えいに気をつけましょう。

処分に迷う書類や、念のためにとっておきたいという書類があれば、ここで別にしておきます。こちらの収納方法や扱い方については、後述を参考にしてみてくださいね。

【収納ワザ2】書類を3つのジャンルに仕分けする

【収納ワザ2】書類を3つのジャンルに仕分けする

LittileGallery/Shutterstock.com

いらない書類を処分したら、次に、残った書類をジャンルごとに仕分けします。おすすめなのは、すべての書類を大きく「3つのジャンルに仕分けする」方法。細かすぎないので、書類の整理が苦手な人や忙しくてあまり時間が取れない、という人にもぴったりです。

1 作業進行中・待機中のもの・・・例) 学校のプリント、振込用紙など
2 繰り返し見るもの・・・例) スケジュール表、料理のレシピなど
3 保存・保管するもの・・・例) 取扱説明書、保険や家の保証書など

【収納ワザ3】書類をバインダーに挟んで壁掛け

【収納ワザ3】書類をバインダーに挟んで壁掛け

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3つに仕分けをした書類は、それぞれに適した場所に収納します。

まずは、「作業進行中・待機中のもの」と「繰り返し見るもの」の収納方法について。これら2つは、ボックスの中などにしまい込むよりも、目につきやすく、いつでも取り出しやすい場所に置いておくことがポイントです。

とくに、忘れてはならない学校の提出物のプリントや振込用紙などは、いつでも目につくように壁掛けにしておくのがおすすめです。バインダーに紐を通して壁掛けにすれば、挟むだけなので新しい書類に入れ替えるのもラクラク。さらに、大きめのバインダーを使えばどんなサイズの書類にも対応可能です。

でも、壁に穴が開くのはちょっと・・・という場合は、レターケースや書類トレーを机の上に置いて管理するという方法も。おしゃれなデザインのものなら、机の上に出していてもインテリアの一部となって見た目もGOOD。いつでもサッと取り出しやすいのがうれしいですね。

【収納ワザ4】書類をデータ化して保存

【収納ワザ4】書類をデータ化して保存

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続いて、「保存・保管するもの」の収納方法について。これらの書類は、ファイルボックスに入れて棚やクローゼットの中などに収納しましょう。使用頻度が少ないため、リビングやダイニングから離れた場所でも大丈夫。書類のサイズがバラバラの場合は、ファスナーつきファイルに入れるものおすすめです。

取扱説明書はデータ化しよう

原本が必要な保証書などはそのまま保管しておく必要がありますが、電化製品などの取扱説明書の場合は、スキャンしてデータ化しておくのが断然便利! データなら収納もかさばらないうえ、必要な時に書類の束と格闘する必要もありません。

取扱説明書のほかにも、ちょっと気になる雑誌の記事、パスワードや各種設定方法、自治体のお知らせ、年賀状の住所欄などは思い切ってデータ化してしまいましょう。クラウドサービスへ保存しておけば、スマホやタブレットで外出先からも確認することができますよ。

【収納ワザ5】期限付きボックスで書類を断捨離

【収納ワザ5】期限付きボックスで書類を断捨離

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前述した、処分に迷う書類や念のためにとっておきたいという書類は、ひとまず「期限付きボックス」に入れて保管しましょう。このボックスを使いこなすコツは、“けっして、数を増やさない”こと。そして、“一年必要なかったら捨てる”というように処分までの期限を決めることです。

書類の束に振り回されないスマートな暮らしを実現するには、書類を“断捨離”する勇気を持つことも必要です。

書類は、すぐに捨ててもいいものから、何年も保管しなくてはならないものまでさまざまです。すっきりと収納するためには、手元に届いたらすぐにいる・いらないの判別をして、3つのジャンルに仕分けすることを実践してみてくださいね。